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英語が苦手でも大丈夫!英語での打ち合わせを乗り切るたった1つのポイント

英会話

あなた自身の英語力があまりないにも関わらず、海外のビジネスパーソンと英語で打ち合わせをする機会が訪れたことはないでしょうか?

誰か英語ができる同僚などが同席してくれれば良いですが、場合によっては、1on1での打ち合わせを行う機会もあるかもしれません。

僕もそういった機会がしばしばあります。自分の英語力は決して高いわけではない(TOEIC的には600点あるか不明。特にリスニングが壊滅的)ですが、あまり向こう見ずな性格なので、何とかなるだろうと思いmtgをセットしてしまいます。

とはいえ、当初はほとんど会話になっていない状態でした。相手から質問が来ても質問だと気づかず、「yeah」などと返答してしまい、

「(こいつ分かってないな…)」

と思われることもよくあります。

でも、「自分は英語が出来ない…」と思って、英語での打ち合わせに拒否反応を示してしまうことはもったいないですよね。仕事のチャンスや、人脈の幅が広がる可能性があるし、今後ますます英語を使う機会が増えることは、ほぼ確実と言えるからです。

僕自身は、英語を使ってより仕事の幅を広げたいと思い、たいして英語が出来ないにも関わらず、仕事で英語を使う機会を意図的に増やし、試行錯誤を続けています。その結果、今ではそれなりに英語での打ち合わせを乗り切ることが出来るようになっています。

では、どうやって乗り切っているか。結論を先に言ってしまうと、ポイントは打ち合わせの事前に、準備をしっかり行うことに尽きます。準備さえ十分にしておけば、英語が苦手でも、英語の打ち合わせは乗り切れるのです。

この記事に書いている「英語の打ち合わせを乗り切るポイント」を押さえておけば、英語が苦手でも、十分に英語での打ち合わせをこなすことが出来るはずです。

今回は、英語があまり出来なくても、英語での打ち合わせを乗り切るための準備の仕方と当日の心構えについて、伝えていこうと思います。

英語での打ち合わせ前に行うべき事前準備

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前提として、英語でのコミュニケーションが十分にできない状態であるということは、すなわち、当日のアドリブでのコミュニケーションは出来ないということだと、認識しておきましょう。その前提で打ち合わせに臨むことが、英語での打ち合わせを上手く乗り切る立脚点になります。

アドリブが効かないとなると、やるべきことは1つです。事前に、徹底的に準備をするに尽きます。アドリブが必要ないレベルで準備をしておけば、当日の打ち合わせは、想定通りの展開になるはずです。

事前準備をするに当たって、特に意識すべき点は以下の3つです。

  • 面談相手の会社、および相手のバックグラウンドを徹底的に調べる
  • こちら側の提案内容を、予め英語でまとめておく
  • mtgのシナリオを想定し、事前に相手とagendaを共有しておく

まず、事前に相手に関する知識を取得しておかなければ、馴染みのない専門用語が多発し、混乱してしまうに違いないです。

具体的には、相手の会社の事業内容や相手のバックグラウンドを把握し、キーワードとなる単語やフレーズを英語で理解しておくことが必要です。そうすることで、当日相手が話を始めた際に、相手の発言を単語・フレーズ単位で理解することが出来るはずです。

次に、当日の打ち合わせ時に自分/自社は何を成し遂げたいのか、何を主張したいのかを英語で明確にしておくことが肝心です。自己紹介で終えたいのか、何か協業したいのか、セールスしたいのか、あるいは先方のサービスを購入したいのか…打ち合わせの目的は様々ですが、その時間で何を実現したいのかを、予め明確にしておくべきです。

当日もっとも伝えたいメッセージ・ゴールはこれ、そのための補足情報はこれとこれ、というように、事前に英語で文章を作成しておきましょう

最後に、用意したメッセージや当日確認したい内容を、短文にまとめて、agendaとして事前に打ち合わせ相手と共有しておきます。そうすることで、当日はagendaの内容に沿って議論を展開できるようになるからです。すなわち、英語で予想外の展開になり、会話が理解できなくなる、という事態になるリスクを減らすことができるでしょう。

当日の心構え

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そうは言っても、いくら準備しても慣れない英語での打ち合わせは緊張するのではないでしょうか。そこで、英語で打ち合わせする際の、当日の心構えについても記載していきます。

まず、ゆっくりかつシンプルに話してもらうよう、打ち合わせの冒頭で相手に伝える(念押しする)ことが大事です。英語としては、こんな感じでも十分伝わります。

I can’t speak and listen English well, so I’m happy that you talk simple and slowly.

冒頭でこんなことを言って、相手に嫌な顔をされないだろうか?と思うかもしれません。

でも、それは杞憂です。相手にとっては英語がネイティブでない人との会話は日常茶飯事だから、これくらいは常識の範囲として受け止めてもらえます。

また、打ち合わせ中に細かい部分が聞き取れなくても、大まかな文意が理解できれば良しとすることも大事です。相手が話している内容を1〜10まで理解する必要はなく、相手が伝えたい主要なメッセージさえ理解できれば十分です。むしろ、あまり細部にこだわることなく、話のテンポを意識した方が良いと言えます。

そして、こちら側の英語での発言は、出来るだけシンプルな表現で伝えることを心がけましょう。具体的には、ItやThereなど「物」を主語にせず、「人」を主語にするように意識することで、圧倒的にメッセージを伝えやすくなります。格好つけてオシャレな言い回しをするのは、もっと英語での会話に慣れてからにしましょう。

この発想は、会話もメールも 英語は3語で伝わりますという本を読んで得たものです。英語でのコミュニケーションに苦手意識を抱えている人は、確実にオススメできる本です。

海外との通信手段は、zoomがオススメ

最後に、海外のビジネスパーソンとビデオ会議で打ち合わせする際の、便利なツールを紹介します。ご存知の方も多いと思いますが、僕はZoomをオススメします。

zoomの使い方については、多くの方が分かりやすく解説してくれているので、以下のような記事を参考にされると良いでしょう。

zoomの使い方パソコン編!基本的な機能と操作手順を解説

僕が思うzoomの良い点は、主に以下の3点です。

・アプリをインストールせずに、無料で会話できる(ただし、3人以上だと40分まで)
・ビデオでのコミュニケーションでも、スムーズにコミュニケーションが取れる
・映像の録音が可能

その場ですべての内容が理解できなくとも、Zoomを使えば録画できるので、後で見返すことで理解を深められる点が良い。

まとめ

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今回は英語が苦手でも、英語での打ち合わせを乗り切るポイントをお伝えしました。すなわち、事前の準備が大事だというシンプルな話なのですが、よく考えるとこれは日本語での会議でも同じことが言えるでしょう。

日本では、agendaを用意せず、会議の目的が事前に整理されないまま、報告事項が大半を占める会議が多い印象を受けます。

本来、agendaを会議の参加者で共有し、何を議論し何を決めるべきなのかを明確にしておけば、議論が想定の路線からズレることはないはずです。
「事前の準備をしっかりする」、それだけで英語はもちろん、日本語での会議の生産性も格段に上がるので、ぜひ試してみてください。

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